La importancia de un buen Software de Gestión de Almacenes y Preparación de pedidos

Solemos encontrarnos con clientes que padecen graves problemas en el almacén, o en el abastecimiento a producción o que tienen unos elevados costes de transporte y/o de personal o que incluso sufren una acumulación de varios problemas que van generando una brecha cada vez más grande y difícil de gestionar que requiere se tomen medidas urgentes.

Es entonces, cuando a través de la búsqueda de una solución, aparecen las siglas SGA o WMS (Sistema de Gestión de Almacenes o Warehouse Management System)

¿Qué es un SGA o WMS?

Un Sistema de Gestión de Almacenes es una aplicación de software destinada a dar soporte a las operaciones diarias de un almacén. Es un programa que permite la gestión de tareas como el seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de existencias y que tiene como objetivo garantizar el correcto y continuo suministro de mercancía, asegurar la disponibilidad de los medios de producción necesarios para salvaguardar los servicios de almacenamiento de forma ininterrumpida y proporcionar la información necesaria para controlar eficientemente el movimiento de materiales dentro de un almacén, desde su entrada hasta su salida y entrega al cliente, pasando por todos los procesos intermedios que la organización tenga, como por ejemplo, Manipulación y/o Producción.

Un buen SGA, suele ser la cabeza del almacén o de nuestra cadena logística y el resto es la musculatura. Y todos estamos de acuerdo en que es la cabeza la que hace que el cuerpo, que la musculatura, funcione. Podemos tener mucha musculatura, mucha fuerza, pero si la cabeza (El SGA) no funciona, el almacén no funcionará y, por lo tanto, los productos no llegarán a destino, tendremos problemas, errores, etc. Evidentemente, el trabajo sigue saliendo, para poder cumplir, pero a base de mucho esfuerzo y elevados costes que no serían necesarios si todo funcionase adecuadamente, si el Sistema de Gestión de Almacenes, si la cabeza,  trabajase correctamente.

Un buen software de Gestión de almacenes y preparación de pedidos es aquel que facilita o que hace lo que necesitamos en nuestra empresa reduciendo costes y optimizando operaciones y recursos.

Y ¿Qué hace una empresa?

Una organización sencilla, por lo general, se dedica a la compra, la transformación (en algunos casos) y a la venta. A estos procesos y formas de hacer, debemos añadir:

  • Los materiales: que van fluyendo desde el inicio hasta el final, que van a ser o no, transformados.
  • Los medios de trabajo, tanto materiales como humanos: instalaciones, edificios, máquinas, dinero.
  • Metodología de trabajo: las operaciones, esas actividades o tareas que debemos realizar de alguna forma y que deberían estar especificadas en unos procedimientos y en unas instrucciones.

Con todo ello, la empresa podrá satisfacer las necesidades expresadas por sus clientes, quienes cada vez más, exigen mayor Calidad, mejor Servicio y mejor Precio, además de adaptación a sus nuevas necesidades, integración de tecnologías, entornos colaborativos, etc.

Dentro de la cadena de suministro de una empresa, compuesta por 3 grandes bloques: el Proceso aprovisionamiento, el Proceso de manipulación o producción de nuestros materiales y el Proceso de distribución, tenemos dos flujos de importancia, el flujo físico de los productos que vendemos, y un flujo cada vez más solicitado tanto por clientes como por proveedores y cuya relevancia va en aumento, el flujo de información.

El flujo de información es bidireccional, por un lado tenemos la información que acompaña a los productos y por otro,  la información de vuelta, que nos permite saber que ha pasado, si realmente lo que teníamos que hacer se ha hecho correctamente o no.

La herramienta que puede facilitar la gestión de los diferentes procesos, de los materiales y de los recursos aplicando metodología, recopilando toda la información  y cubriendo toda la Cadena de Suministro de la organización de manera integral desde la recepción de los materiales, pasando por abastecimiento a producción hasta la preparación de los pedidos y expediciones es el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA o WMS) o Sistema de Gestión Logística.

El flujo de información es bidireccional, por un lado tenemos la información que acompaña a los productos y por otro, la información de vuelta, que nos permite saber que ha pasado, si realmente lo que teníamos que hacer se ha hecho correctamente o no.

 

¿Cómo debe ser un Sistema de Gestión de almacenes y materiales (SGA)?

Un Buen Sistema de Gestión de Almacenes y materiales y preparación de pedidos, debe ser potente y flexible, debe tener una puesta en marcha orientada a la obtención de eficiencia productiva, debe permitirnos reducir y optimizar procesos, eliminar errores y problemas y visualizar dónde estamos y lo que nos están pidiendo, además debe poder adaptarse de forma fácil a los cambios que queramos afrontar ya que como empresa debemos adaptarnos a la misma velocidad que nos está pidiendo el mercado y de la forma que nos lo está pidiendo.

¿Cómo conseguimos que esta herramienta sea lo que nosotros necesitamos?

Es esencial definir exactamente lo que queremos y cómo queremos que funcione. Pensar exactamente las necesidades a cubrir para que el Software de Gestión de almacenes y preparación de pedidos se adapte a las necesidades reales de nuestra empresa.

Definición de necesidades

Para poder definir bien las necesidades de la empresa es recomendable dividir cada uno de los diferentes procesos (Aprovisionamiento, Manipulación o Producción y Distribución) en pequeños subprocesos, por ejemplo, el Aprovisionamiento lo dividiremos en la Gestión de compras: Materiales (Materias primas, Semielaborados, Producto terminado); Gestión de stocks, Gestión de aprovisionamiento etc; cuanto más segmentemos más conoceremos los procesos.

Una vez segmentados los procesos hay que ver, in situ, cómo están los mismos. Ver con nuestros propios ojos cómo se trabaja y preguntar, preguntar cuántas veces como haga falta hasta entender cómo funciona ese proceso. Luego, con el fin de entender realmente la situación y las dificultades que tiene, es aconsejable escribir las cosas, documentar todo, para posteriormente analizar y buscar las posibilidades de mejora con soluciones sencillas y medibles, ya que cuanto más podamos medir más podremos ver si necesitamos cambios o no.

En Labware, para dar la mejor respuesta y solución a las necesidades planteadas por el cliente utilizamos una metodología que consiste en analizar la situación y objetivos del cliente (dónde está y hacia dónde quiere ir), recoger datos e información y finalmente maquetar una propuesta de acuerdo con las características de la empresa, ya que no todas las empresas son iguales, cada una tiene sus particularidades, aun estando en el mismo sector. De esta forma, aportamos tanto nuestro conocimiento como la experiencia recogida a lo largo de los años en las diferentes implantaciones realizadas.

Somos una empresa especializada en la implantación de soluciones para la Gestión integral de almacenes, flujos de materiales, preparación de pedidos y expediciones, que además ofrece el diseño y desarrollo  de tiendas online para acceder al negocio del futuro, el comercio electrónico. Dos de los factores imprescindibles para el éxito empresarial.

Con Ip6 WMS Gestión de almacenes y preparación de pedidos de Pago por Uso, aseguramos la total trazabilidad de operaciones, recursos y producto (Quién ha hecho qué, Cómo, Cuándo y con qué productos), suprimiendo activos fijos, eliminando la obsolescencia tecnológica y  brindando innovación continua sin inversiones en infraestructura, personal o software.

Bajo este sistema las empresas pueden acceder a una Solución de Gestión de Almacenes y Materiales y beneficiarse de una infraestructura de procesos que sigue los estándares más exigentes de las Buenas Prácticas de Distribución.

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